تاوانو؛ مدیریت یکپارچه پروژهها، وظایف و کار گروهی
پروژهها، وظایف، زمانبندیها، مستندات، ارتباطات و فرایندهای کاری مجموعه خود را در یک فضای منظم، قابل پیگیری و توسعهپذیر مدیریت کنید.
تاوانو چیست؟
تاوانو یک سامانه ایرانی برای مدیریت پروژه، وظایف و همکاری گروهی است. این سامانه ابزارهای موردنیاز برای برنامهریزی، تقسیم مسئولیت، زمانبندی، مستندسازی، ارتباط اعضای گروه، پیگیری پیشرفت و گزارشگیری را در یک فضای کاری یکپارچه قرار میدهد.
تاوانو کمک میکند مشخص باشد هر فعالیت توسط چه کسی، در چه زمانی و با چه اولویتی باید انجام شود و اطلاعات پروژه میان پیامها، فایلها و ابزارهای پراکنده باقی نماند.
فراتر از یک تسکمنیجر ساده
تاوانو فقط برای ثبت فهرست کارها طراحی نشده است. در این سامانه میتوان ساختار کامل فعالیتهای یک مجموعه را از فضای کاری و پروژهها تا وظایف، زیروظایف، مستندات، زمانبندیها و گزارشها مدیریت کرد.
هر مجموعه میتواند ساختار کاری خود را بر اساس واحدها، گروهها، پروژهها و فرایندهای داخلی تنظیم کند و از تاوانو برای مدیریت کارهای ساده روزانه تا پروژههای گسترده سازمانی استفاده کند.
مدیریت پروژه و وظایف
در تاوانو میتوانید پروژهها و وظایف را ایجاد کنید، مسئول هر فعالیت را مشخص کنید و برای انجام کارها زمان، اولویت، وضعیت و جزئیات موردنیاز در نظر بگیرید.
امکانات مدیریت وظایف
- ایجاد پروژه، وظیفه و زیروظیفه
- تعیین مسئول یا چند مسئول
- تعیین اولویت فعالیتها
- تاریخ شروع و مهلت انجام
- تعریف وضعیتهای اختصاصی
- چکلیست مراحل انجام کار
- وظایف تکرارشونده
- پیوست فایل و مستندات
- ارتباط میان وظایف
- تعیین وابستگی فعالیتها
- تعریف نقاط عطف پروژه
- استفاده از قالبهای آماده
این ساختار بر قابلیتهایی مانند سلسلهمراتب پروژه، وظایف تکرارشونده، فیلدهای اختصاصی و وابستگی میان فعالیتها استوار است.
نمایش کارها به شیوههای مختلف
هر گروه میتواند اطلاعات پروژه را متناسب با شیوه کاری خود مشاهده و مدیریت کند. تغییر یک فعالیت در هر نما، اطلاعات همان پروژه را در سایر نماها نیز بهروزرسانی میکند.
نمای فهرست
مشاهده و مدیریت منظم وظایف، مسئولان، وضعیتها و زمانبندیها.
نمای کانبان (جریان کار)
نمایش وظایف در ستونهای مختلف و جابهجایی آنها میان مراحل کار.
نمای تقویم
مشاهده فعالیتها بر اساس روز، هفته یا ماه.
نمای گانت (زمانبندی پروژه)
برنامهریزی پروژهها روی خط زمانی و مشاهده وابستگی میان وظایف.
نمای جدول
مدیریت سریع اطلاعات در ساختاری شبیه صفحه گسترده.
نمای حجم کاری
بررسی میزان فعالیت هر عضو و توزیع مناسبتر مسئولیتها.
نقشه ذهنی و وایتبرد
برنامهریزی بصری ایدهها، ساختار پروژهها و ارتباط میان فعالیتها.
برنامهریزی و مدیریت زمان
تاوانو امکان ثبت زمان تخمینی و زمان واقعی انجام فعالیتها را فراهم میکند. مدیران میتوانند مدتزمان موردنیاز پروژهها را بررسی کنند و نسبت به حجم کاری اعضای گروه دید دقیقتری داشته باشند.
قابلیتهای مدیریت زمان
- ثبت زمان انجام وظایف
- تایمر داخلی برای فعالیتها
- تعیین زمان تخمینی
- ثبت کاربرگ زمانی
- مشاهده مجموع زمان پروژه
- بررسی ظرفیت کاری اعضا
- مقایسه زمان تخمینی و واقعی
- برنامهریزی فعالیتها در تقویم
- گزارش زمان صرفشده روی پروژهها
همکاری و ارتباط گروهی
اعضای گروه میتوانند ارتباطات مربوط به هر پروژه یا وظیفه را در همان فضای کاری نگه دارند. این ساختار باعث میشود تصمیمها، توضیحات و بازخوردها از فعالیت مرتبط جدا نشوند.
امکانات همکاری
- ثبت نظر روی وظایف
- پاسخ به دیدگاهها
- اشاره به اعضای گروه
- ارسال فایل و تصویر
- اعلان تغییرات
- گفتوگوی گروهی
- اشتراکگذاری پروژهها
- تعیین سطح دسترسی
- مشاهده تاریخچه فعالیتها
مستندات و دانش سازمانی
تاوانو امکان ساخت و نگهداری مستندات کاری را در کنار پروژهها و وظایف فراهم میکند. راهنماها، صورتجلسهها، فرایندها، دستورالعملها و دانش سازمانی میتوانند به فعالیتهای مرتبط متصل شوند.
کاربرد مستندات
- تهیه صورتجلسه
- تدوین دستورالعملهای داخلی
- ثبت فرایندهای کاری
- ایجاد پایگاه دانش
- نگهداری اطلاعات پروژه
- اتصال مستندات به وظایف
- همکاری همزمان روی متنها
- دستهبندی و جستوجوی اطلاعات
فرمساز و ثبت درخواستها
با فرمساز تاوانو میتوان اطلاعات موردنیاز را از کارکنان، مشتریان یا سایر کاربران دریافت کرد. هر فرم ثبتشده میتواند بهصورت خودکار به یک وظیفه یا درخواست قابل پیگیری تبدیل شود.
کاربرد فرمها
- ثبت درخواست داخلی
- دریافت درخواست مشتری
- گزارش مشکل یا خطا
- ثبت سفارش کار
- جمعآوری اطلاعات پروژه
- فرمهای منابع انسانی
- درخواست پشتیبانی
- ایجاد خودکار وظیفه از فرم
خودکارسازی فرایندهای کاری
تاوانو کمک میکند بخشی از فعالیتهای تکراری بهصورت خودکار انجام شوند. میتوان برای رویدادهای مختلف، قوانین مشخصی تعریف کرد تا وضعیتها، مسئولان، اعلانها یا مراحل بعدی فرایند بدون دخالت دستی بهروزرسانی شوند.
داشبورد و گزارشهای مدیریتی
مدیران میتوانند با استفاده از داشبوردهای تاوانو، وضعیت پروژهها، پیشرفت فعالیتها، حجم کاری اعضا و زمان صرفشده را مشاهده کنند.
گزارشهای قابل ارائه
- وضعیت کلی پروژهها
- تعداد وظایف انجامشده
- فعالیتهای عقبافتاده
- پیشرفت هر پروژه
- حجم کاری اعضای گروه
- زمان صرفشده
- وضعیت اهداف
- عملکرد دورهای
- گزارش فعالیت کاربران
اهداف و شاخصهای پیشرفت
در تاوانو میتوان اهداف مجموعه، گروه یا پروژه را تعریف و پیشرفت آنها را بر اساس فعالیتهای واقعی پیگیری کرد.
امکانات مدیریت اهداف
- تعریف هدفهای سازمانی
- تعیین مهلت دستیابی
- اتصال اهداف به وظایف
- تعیین شاخص قابل اندازهگیری
- مشاهده درصد پیشرفت
- دستهبندی اهداف
- ارزیابی دورهای عملکرد
مدیریت چابک و اسپرینتها
تاوانو برای گروههای توسعه نرمافزار و مجموعههایی که از روشهای چابک استفاده میکنند، امکان مدیریت بکلاگ، اسپرینت و امتیاز فعالیتها را فراهم میکند.
امکانات مدیریت اسپرینت
- ایجاد و زمانبندی اسپرینت
- مدیریت بکلاگ
- تعیین امتیاز وظایف
- انتقال کارهای تکمیلنشده
- مشاهده حجم فعالیتها
- گزارش پیشرفت اسپرینت
- نمودارهای Burnup و Burndown
- بررسی سرعت انجام کارها
وایتبرد و برنامهریزی بصری
اعضای گروه میتوانند ایدهها، فرایندها و ساختار پروژه را روی وایتبرد ترسیم کنند و خروجی جلسات فکری را به وظایف قابل انجام تبدیل کنند.
تقویم کاری یکپارچه
تقویم تاوانو، جلسات و وظایف زماندار را در کنار یکدیگر نمایش میدهد. کاربران میتوانند برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه خود را مشاهده و زمان انجام فعالیتها را مدیریت کنند.
امکانات تقویم
- نمایش وظایف زماندار
- برنامهریزی روزانه و هفتگی
- جابهجایی فعالیتها در تقویم
- مشاهده مهلت پروژهها
- مدیریت جلسات
- هماهنگی تقویم و وظایف
- برنامهریزی زمان تمرکز
دستیار هوشمند تاوانو
هوش مصنوعی تاوانو میتواند در ایجاد و خلاصهسازی وظایف، استخراج اقدامات از متنها، تهیه گزارش، جستوجوی اطلاعات و آمادهسازی محتوای کاری به کاربران کمک کند.
کاربردهای هوش مصنوعی
- ساخت وظیفه از توضیحات متنی
- خلاصهسازی گفتوگوها و مستندات
- استخراج اقدامات بعدی
- تهیه گزارش پیشرفت
- تولید توضیحات وظایف
- جستوجو در اطلاعات فضای کاری
- پیشنهاد اولویتها
- پاسخگویی بر اساس اطلاعات پروژه
مدیریت دسترسی و ساختار سازمانی
در تاوانو میتوان کاربران را بر اساس نقش، گروه و سطح دسترسی مدیریت کرد تا هر فرد فقط به پروژهها و اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشد.
قابلیتهای مدیریتی
- ایجاد فضای کاری سازمان
- تعریف گروهها و واحدها
- دعوت اعضای مجموعه
- تعیین نقش کاربران
- مدیریت دسترسی پروژهها
- محدودسازی اطلاعات حساس
- ثبت تاریخچه تغییرات
- مدیریت کاربران مهمان
تاوانو برای چه کسانی مناسب است؟
شرکتها و سازمانها
برای مدیریت پروژهها، فرایندهای داخلی، واحدها و گزارشهای مدیریتی.
گروههای نرمافزاری
برای مدیریت بکلاگ، اسپرینتها، خطاها و فرایند توسعه محصول.
آژانسها و شرکتهای خدماتی
برای تقسیم کار، مدیریت مشتریان، ثبت زمان و پیگیری تحویل پروژهها.
گروههای بازاریابی و محتوا
برای برنامهریزی کمپینها، تقویم محتوا و مدیریت مراحل تولید.
شرکتهای فنی و پشتیبانی
برای ثبت درخواستها، اولویتبندی مشکلات و پیگیری وضعیت رسیدگی.
کسبوکارهای کوچک و در حال رشد
برای ایجاد نظم کاری و مدیریت فعالیتها بدون استفاده از چند ابزار پراکنده.
متخصصان مستقل و فریلنسرها
برای مدیریت پروژههای شخصی، مشتریان، زمان و مهلتهای تحویل.
چرا تاوانو؟
یک فضای کاری یکپارچه
وظایف، پروژهها، مستندات، گفتوگوها، زمانبندیها و گزارشها در یک محیط قرار میگیرند.
ساختار قابل شخصیسازی
وضعیتها، فیلدها، نماها و فرایندها متناسب با شیوه کاری هر مجموعه تنظیم میشوند.
کاهش پراکندگی اطلاعات
اطلاعات پروژه میان پیامرسانها، فایلها و ابزارهای جداگانه پخش نمیشود.
قابل استفاده برای گروههای مختلف
ساختار تاوانو میتواند برای مدیریت کارهای شخصی، گروههای کوچک و سازمانهای بزرگ تنظیم شود.
سامانه ایرانی و داخلی
تاوانو با هدف ارائه یک ابزار داخلی برای مدیریت پروژهها، وظایف و فرایندهای کاری توسعه یافته است.
همه کارهای گروه، در یک فضای منظم
از برنامهریزی پروژه و تقسیم وظایف تا مدیریت زمان، مستندات، ارتباطات، اتوماسیون و گزارشگیری؛ فعالیتهای مجموعه خود را با تاوانو در یک فضای کاری یکپارچه مدیریت کنید.